KOMPUTER AKUNTANSI

 

KOMPUTER AKUNTANSI

 

1.         Menginstall Program MYOB

Ada lima unsur penting yang saling terkait dalam sistem komputerisasi di semua bidang, termasuk di bidang akuntansi, yaitu:

a)         Perangkat keras (hardwares), yaitu peralatan komputer dan peralatan elektronik lainnya yang digunakan untuk otomatisasi akuntansi.

b)         Perangkat lunak (softwares), yaitu program komputer dalam hal ini adalah aplikasi komputer akuntansi. Biasanya untuk menjalankan aplikasi ini diperlukan spesifikasi hardwares tertentu.

c)         Perangkat otak (brainwares), yaitu tenaga manusia yang memprogram dan mengoperasikan komputer.

d)         Data input dan output. Data input adalah data yang dientri dan diproses di komputer, sedangkan output adalah data yang dihasilkan atau disebut informasi.

 

Perangkat lunak yang digunakan untuk komputerisasi akuntansi salah satunya adalah MYOB. Peralatan komputer yang dibutuhkan untuk pengoperasian program MYOB minimal mempunyai spesifikasi sebagai berikut:

•           200MHz Intel Pentium Processor with at least 64 MB RAM.

•           200 MB of Hardisk space.

•           16 bit colour, 1024x768 screen resolution.

•           Microsoft Windows versi 2000, XP, Vista atau yang terbaru

•           Windows compatible printer, mouse or pointing device.

 

Untuk menginstall MYOB diperlukan program master, yaitu AccountingPlus 18 versi edukasi yang dirilis oleh MYOB Australia yang tersimpan di dalam CD atau Flash Disk anda. Program master tersebut memiliki 4 (empat) file seperti di gambar berikut ini:

 

Langkah-langkah untuk menginstall program MYOB sebagai berikut:

Langkah            Aktivitas-aktivitas

1          Dobel Klik file Setup

2          Pilih Complete instalation, proses instalasi berjalan secara

otomatis

3          Klik Yes setiap ada pertanyaan.

4          Klik Finish, untuk mengakhiri proses instalasi

 

2.         Menu untuk Format Tanggal dan Simbol Mata Uang

Menu yang digunakan untuk menyesuaikan format tanggal dan simbol mata uang Indonesia adalah langsung dari program Windows yaitu:

 

3.         Penyesuaian Format Tanggal dan Simbol Mata Uang.

Format tanggal pada program MYOB sejak awal diformat (sistem Amerika) MM/DD/YYYY artinya Bulan/Tanggal/Tahun. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan manakala digunakan oleh user di Indonesia karena terbiasa dengan format Tanggal/Bulan/Tahun. Oleh sebab itu sebelum mengaktifkan program MYOB peserta didik perlu mengubahkan menjadi format tanggal Indonesia dan simbol mata uang Dollar ($) diubah menjadi simbol mata uang Rupiah (Rp).

Langkah-langkah untuk mengubah format tanggal dan simbol mata uang sebagai berikut:

 

Langkah            Aktivitas-aktivitas

1          Klik       Start > Control Panel > Date, Time, Language and

Regional Options

2          Klik Regional and Language Options

3          Pilih Indonesia dan Klik OK.

 

 

           

4.         Pembuatan File Data Baru.

File data baru adalah file data akuntansi yang digunakan untuk menyimpan seluruh data yang dientri ke dalam komputer. File ini dibuat (hanya sekali) yaitu pada saat perusahaan melakukan konversi dari sistem manual ke komputer akuntansi dengan menggunakan MYOB. File ini harus diberi nama oleh user dan secara otomatis program MYOB akan memberi ekstension MYO, contoh nama file: RID-Syn.myo. File ini akan digunakan selama perusahaan beroperasi.

Langkah-langkah pembuatan file data baru (didasarkan pada kasus Renata Interior Design lihat di Lembar Kerja Peserta Didik).

 

Langkah            Aktivitas-aktivitas

1          Aktifkan program MYOB dengan klik Starts>MYOB Accounting Plus v18ED atau dobel klik pada ikon MYOB dilayar komputer.

7          Pada penyusunan daftar akun, pilih cara kedua yaitu mengimport daftar akun dari sebuah file dan klik Next untuk meneruskan.

Langkah            Aktivitas-aktivitas

10         Klik Next untuk memproses penyimpanan file, tunggu beberapa saat, kemudian klik Command Centre. Maka tampilan Command Centre akan dimunculkan seperti gambar berikut ini.

5.         Pengecekan Informasi Perusahaan.

File data baru yang akan digunakan sebagai tempat pencatatan data akuntansi telah disiapkan. Tapi apakah data yang telah di input ke dalam komputer itu benar? MYOB menyediakan fasilitas untuk mengecek kebenaran data, terutama untuk identitas perusahaan dan periode akuntansi.

 

Langkah-langkah untuk mengecek hasil pembuatan file data baru (kasus Renata Interior Design):

 

Langkah            Aktivitas-aktivitas

1          Klik menu Setup dan pilih Company Information.

2          Cek kebenaran informasi perusahaan, terutama identitas dan periode akuntansi. Jika identitas perusahaan ada yang salah dapat diedit. Tetapi jika ada data periode akuntansi yang salah maka proses pembuatan file data baru harus diulang kembali. Klik OK jika keduanya benar.

•           Format tanggal dan simbol mata uang disesuaikan dengan format Indonesia untuk menghindari kesalahan dalam input data. Hal ini bisa dilakukan melalui program Windows dengan memanfaatkan fasilitas Control Panel.

•           Tidak boleh ada kesalahan mengisi periode akuntansi, terutama dalam menentukan bulan akhir periode dan bulan konversi. Bulan akhir periode adalah bulan dimana akan disusun laporan keuangan selama satu periode. Bulan konversi (conversion month), adalah bulan dimana dilakukan pergantian sistem dari akuntansi manual ke sistem komputer akuntansi atau bulan dimana pencatatan saldo awal akan dilakukan.

•           Dalam MYOB ada tiga cara penyusunan daftar akun. Cara yang paling efektif, sesuai dan cepat adalah dengan mengimport daftar akun. Yang perlu diingat untuk cara ini adalah penyesuaian linked account untuk Bank, Sales, Purchase dan Payroll dan menghapus beberapa kaun yang tidak digunakan.

•           MYOB menyediakan 1 (satu) file data digunakan untuk menyimpan seluruh data akuntansi. File data ini diberi nama unik (tidak ada yang sama) dan diberi tambahan (ekstension) MYO.

 

TUGAS

 

 

1.       Buat kelompok kecil, Terdiri dari 3 orang per kelompok.

2.       Setiap anggota kelompok mengerjakan tugas-tugas ini, tetapi proses pemecahan kasus dapat dilakukan melalui diskusi kelompok.

3.       Tugas 1, menginstall program MYOB versi 18 di komputer masing- masing (jika memungkinkan).

4.       Tugas 2, cek format tanggal dan simbol mata uang di komputer masing-masing, bila formatnya masih default atau menggunakan format Amerika maka ubahlah ke format Indonesia.

 

 

 

1.          Tes Pengetahuan.

Pilih jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang pada huruf a, b, c, d atau e dari setiap item soal pilihan ganda di bawah ini:

1.          Unsur-unsur yang saling mempengaruhi dalam sistem komputerisasi akuntansi:

a.          Softwares, Hardwares, Program Applications, Inputs dan Outputs.

b.          Hardwares, Softwares, Input, dan Outputs

c.           Softwares, Hardwares, Brainwares, inputs dan Outputs.

d.          Input, Hardwares, Softwares, Process, dan Output.

e.          Hardwares, Program Aplication, inputs dan Outputs.

2.          Program MYOB termasuk kelompok:

a.          Input dan Output

b.          Hardwares

c.           Process

d.          Softwares

e.          Brainwares

3.          Format tanggal program MYOB Sejak awal adalah:

a.          YYYY/MM/DD

b.          DD/MM/YYYY

c.           MM/DD/YYYY

d.          YYYY/DD/MM

e.          MM/YYYY/DD

4.          Menu yang digunakan untuk pembuatan file data bisnis baru:

a.          Explore

b.          What’s New

c.           Open

d.          Create

e.          Exit.

 

5.          Kolom informasi perusahaan yang harus diisi (tidak boleh kosong):

a.          Serial Number

b.          Company Name

c.           Address

d.          Phone and fax number

e.          Email Address.

 

 

 

6.          Yang dimaksudkan dengan Current Financial Year:

a.          Periode akuntansi yang sedang berjalan

b.          Periode akuntansi yang akan datang

c.           Periode akuntansi yang lalu

d.          Periode akuntansi selama perusahaan beraktivitas

e.          Periode akuntansi tertentu.

7.          Yang dimaksud dengan Last Month of Financial Year:

a.          Bulan awal dari periode akuntansi

b.          Bulan awal dan akhir dari periode akuntansi

c.           Bulan akhir dari periode akuntansi

d.          Akhir bulan (Desember) dari periode akuntansi

e.          Akhir bulan (Januari) dari periode akuntansi

8.          Yang dimaksud dengan Conversion Month:

a.          Bulan saat terjadinya transaksi keuangan

b.          Bulan pertama digunakan komputer akuntansi

c.           Bulan awal periode akuntansi yang berjalan

d.          Bulan akhir periode akuntansi yang berjalan

e.          Bulan pergantian periode akuntansi

9.          Jika perusahaan menggunakan jumlah periode 13 bulan, maka bulan ke-13 khusus untuk:

a.          Mencatat transaksi bulan Desember

b.          Mencatat transaksi awal periode

c.           Mencatat transaksi penyesuaian (adjustment)

d.          Mencatat transaksi kesalahan

e.          Mencatat rekonsiliasi akun-akun tertentu

10.             Nama file data bisnis harus unik, artinya:

a.          Nama file harus mudah diingat

b.          Nama file harus mudah ditemukan atau dicari

c.           Nama file harus spesifik tidak ada yang menyamai

d.          Nama file harus sama digunakan berkali-kali

e.          Nama file disimpan di folder khusus