KOMPUTER
AKUNTANSI
1. Menginstall Program MYOB
Ada
lima unsur penting yang saling terkait dalam sistem komputerisasi di semua
bidang, termasuk di bidang akuntansi, yaitu:
a) Perangkat keras (hardwares), yaitu
peralatan komputer dan peralatan elektronik lainnya yang digunakan untuk
otomatisasi akuntansi.
b) Perangkat lunak (softwares), yaitu
program komputer dalam hal ini adalah aplikasi komputer akuntansi. Biasanya
untuk menjalankan aplikasi ini diperlukan spesifikasi hardwares tertentu.
c) Perangkat otak (brainwares), yaitu
tenaga manusia yang memprogram dan mengoperasikan komputer.
d) Data input dan output. Data input
adalah data yang dientri dan diproses di komputer, sedangkan output adalah data
yang dihasilkan atau disebut informasi.
Perangkat
lunak yang digunakan untuk komputerisasi akuntansi salah satunya adalah MYOB.
Peralatan komputer yang dibutuhkan untuk pengoperasian program MYOB minimal
mempunyai spesifikasi sebagai berikut:
• 200MHz Intel Pentium Processor with
at least 64 MB RAM.
• 200 MB of Hardisk space.
• 16 bit colour, 1024x768 screen
resolution.
• Microsoft Windows versi 2000, XP,
Vista atau yang terbaru
• Windows compatible printer, mouse or
pointing device.
Untuk
menginstall MYOB diperlukan program master, yaitu AccountingPlus 18 versi
edukasi yang dirilis oleh MYOB Australia yang tersimpan di dalam CD atau Flash
Disk anda. Program master tersebut memiliki 4 (empat) file seperti di gambar
berikut ini:
Langkah-langkah
untuk menginstall program MYOB sebagai berikut:
Langkah Aktivitas-aktivitas
1 Dobel Klik file Setup
2 Pilih Complete instalation, proses
instalasi berjalan secara
otomatis
3 Klik Yes setiap ada pertanyaan.
4 Klik Finish, untuk mengakhiri proses
instalasi
2. Menu untuk Format Tanggal dan Simbol
Mata Uang
Menu
yang digunakan untuk menyesuaikan format tanggal dan simbol mata uang Indonesia
adalah langsung dari program Windows yaitu:
3. Penyesuaian Format Tanggal dan Simbol
Mata Uang.
Format
tanggal pada program MYOB sejak awal diformat (sistem Amerika) MM/DD/YYYY
artinya Bulan/Tanggal/Tahun. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan manakala
digunakan oleh user di Indonesia karena terbiasa dengan format
Tanggal/Bulan/Tahun. Oleh sebab itu sebelum mengaktifkan program MYOB peserta
didik perlu mengubahkan menjadi format tanggal Indonesia dan simbol mata uang
Dollar ($) diubah menjadi simbol mata uang Rupiah (Rp).
Langkah-langkah
untuk mengubah format tanggal dan simbol mata uang sebagai berikut:
Langkah Aktivitas-aktivitas
1 Klik Start
> Control Panel > Date, Time, Language and
Regional
Options
2 Klik Regional and Language Options
3 Pilih Indonesia dan Klik OK.
4. Pembuatan File Data Baru.
File
data baru adalah file data akuntansi yang digunakan untuk menyimpan seluruh
data yang dientri ke dalam komputer. File ini dibuat (hanya sekali) yaitu pada
saat perusahaan melakukan konversi dari sistem manual ke komputer akuntansi
dengan menggunakan MYOB. File ini harus diberi nama oleh user dan secara
otomatis program MYOB akan memberi ekstension MYO, contoh nama file:
RID-Syn.myo. File ini akan digunakan selama perusahaan beroperasi.
Langkah-langkah
pembuatan file data baru (didasarkan pada kasus Renata Interior Design lihat di
Lembar Kerja Peserta Didik).
Langkah Aktivitas-aktivitas
1 Aktifkan program MYOB dengan klik
Starts>MYOB Accounting Plus v18ED atau dobel klik pada ikon MYOB dilayar
komputer.
7 Pada penyusunan daftar akun, pilih
cara kedua yaitu mengimport daftar akun dari sebuah file dan klik Next untuk
meneruskan.
Langkah Aktivitas-aktivitas
10 Klik Next untuk memproses penyimpanan
file, tunggu beberapa saat, kemudian klik Command Centre. Maka tampilan Command
Centre akan dimunculkan seperti gambar berikut ini.
5. Pengecekan Informasi Perusahaan.
File
data baru yang akan digunakan sebagai tempat pencatatan data akuntansi telah
disiapkan. Tapi apakah data yang telah di input ke dalam komputer itu benar?
MYOB menyediakan fasilitas untuk mengecek kebenaran data, terutama untuk
identitas perusahaan dan periode akuntansi.
Langkah-langkah
untuk mengecek hasil pembuatan file data baru (kasus Renata Interior Design):
Langkah Aktivitas-aktivitas
1 Klik menu Setup dan pilih Company
Information.
2 Cek kebenaran informasi perusahaan,
terutama identitas dan periode akuntansi. Jika identitas perusahaan ada yang
salah dapat diedit. Tetapi jika ada data periode akuntansi yang salah maka
proses pembuatan file data baru harus diulang kembali. Klik OK jika keduanya
benar.
• Format tanggal dan simbol mata uang
disesuaikan dengan format Indonesia untuk menghindari kesalahan dalam input
data. Hal ini bisa dilakukan melalui program Windows dengan memanfaatkan
fasilitas Control Panel.
• Tidak boleh ada kesalahan mengisi
periode akuntansi, terutama dalam menentukan bulan akhir periode dan bulan
konversi. Bulan akhir periode adalah bulan dimana akan disusun laporan keuangan
selama satu periode. Bulan konversi (conversion month), adalah bulan dimana
dilakukan pergantian sistem dari akuntansi manual ke sistem komputer akuntansi
atau bulan dimana pencatatan saldo awal akan dilakukan.
• Dalam MYOB ada tiga cara penyusunan
daftar akun. Cara yang paling efektif, sesuai dan cepat adalah dengan
mengimport daftar akun. Yang perlu diingat untuk cara ini adalah penyesuaian
linked account untuk Bank, Sales, Purchase dan Payroll dan menghapus beberapa
kaun yang tidak digunakan.
• MYOB menyediakan 1 (satu) file data
digunakan untuk menyimpan seluruh data akuntansi. File data ini diberi nama
unik (tidak ada yang sama) dan diberi tambahan (ekstension) MYO.
TUGAS
1. Buat kelompok
kecil, Terdiri dari 3 orang per kelompok.
2. Setiap anggota
kelompok mengerjakan tugas-tugas ini, tetapi proses
pemecahan kasus dapat dilakukan melalui diskusi kelompok.
3. Tugas 1, menginstall program MYOB versi
18 di komputer masing- masing (jika memungkinkan).
4. Tugas 2, cek format tanggal dan simbol mata uang di komputer
masing-masing, bila formatnya masih default atau menggunakan format Amerika
maka ubahlah ke format Indonesia.
1.
Tes Pengetahuan.
Pilih
jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda silang pada huruf a, b, c, d
atau e dari setiap item soal pilihan ganda di bawah ini:
1.
Unsur-unsur yang saling
mempengaruhi dalam sistem komputerisasi akuntansi:
a.
Softwares, Hardwares, Program
Applications, Inputs dan Outputs.
b.
Hardwares, Softwares, Input, dan Outputs
c.
Softwares, Hardwares, Brainwares,
inputs dan Outputs.
d.
Input, Hardwares, Softwares,
Process, dan Output.
e.
Hardwares, Program Aplication,
inputs dan Outputs.
2.
Program MYOB termasuk kelompok:
a.
Input dan Output
b.
Hardwares
c.
Process
d.
Softwares
e.
Brainwares
3.
Format tanggal program MYOB Sejak
awal adalah:
a.
YYYY/MM/DD
b.
DD/MM/YYYY
c.
MM/DD/YYYY
d.
YYYY/DD/MM
e.
MM/YYYY/DD
4.
Menu yang digunakan untuk
pembuatan file data bisnis baru:
a.
Explore
b.
What’s New
c.
Open
d.
Create
e.
Exit.
5.
Kolom informasi perusahaan yang
harus diisi (tidak boleh kosong):
a.
Serial Number
b.
Company Name
c.
Address
d.
Phone and fax number
e.
Email Address.
6.
Yang dimaksudkan dengan Current
Financial Year:
a.
Periode akuntansi yang sedang berjalan
b.
Periode akuntansi yang akan datang
c.
Periode akuntansi yang lalu
d.
Periode akuntansi selama
perusahaan beraktivitas
e.
Periode akuntansi tertentu.
7.
Yang dimaksud dengan Last Month of
Financial Year:
a.
Bulan awal dari periode akuntansi
b.
Bulan awal dan akhir dari periode akuntansi
c.
Bulan akhir dari periode akuntansi
d.
Akhir bulan (Desember) dari
periode akuntansi
e.
Akhir bulan (Januari) dari periode akuntansi
8.
Yang dimaksud dengan Conversion Month:
a.
Bulan saat terjadinya transaksi keuangan
b.
Bulan pertama digunakan komputer akuntansi
c.
Bulan awal periode akuntansi yang berjalan
d.
Bulan akhir periode akuntansi yang berjalan
e.
Bulan pergantian periode akuntansi
9.
Jika perusahaan menggunakan jumlah
periode 13 bulan, maka bulan ke-13 khusus untuk:
a.
Mencatat transaksi bulan Desember
b.
Mencatat transaksi awal periode
c.
Mencatat transaksi penyesuaian (adjustment)
d.
Mencatat transaksi kesalahan
e.
Mencatat rekonsiliasi akun-akun tertentu
10.
Nama file data bisnis harus unik, artinya:
a.
Nama file harus mudah diingat
b.
Nama file harus mudah ditemukan
atau dicari
c.
Nama file harus spesifik tidak ada
yang menyamai
d.
Nama file harus sama digunakan berkali-kali
e.
Nama file disimpan di folder khusus